Aufbewahrungsrichtlinien

Aufbewahrungsrichtlinien

Diese Funktion ist nicht Teil des Standardpakets von VideoManager Pro. Bitte wenden Sie sich an Ihren Kundenbetreuer, um diese Funktion zu aktivieren.

Mit dieser Funktion können Administratoren festlegen, wie lange Videos entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens aufbewahrt werden sollen, und automatisierte Prozesse einrichten, um Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sicher zu löschen und so die Einhaltung rechtlicher und regulatorischer Standards zu gewährleisten.

Als Administrator können Sie im Konto Aufbewahrungseinstellungen festlegen. Diese Richtlinien können auf Videoebene oder als globale Aufbewahrungsrichtlinie festgelegt werden.

Globale Richtlinieneinstellungen werden immer von videospezifischen Aufbewahrungseinstellungen überschrieben

Erstellen Sie eine global anwendbare Aufbewahrungsrichtlinie

1. Wählen Sie im linken Navigationsbereich Aufbewahrungsrichtlinien, um eine neue Richtlinie zu erstellen und zu konfigurieren.

2. Klicken Sie auf Erstellen.

   

3. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus, um Ihre Aufbewahrungsrichtlinie zu definieren:

   1. Name: Geben Sie Ihrer Aufbewahrungsrichtlinie einen Namen, der ihren Zweck klar widerspiegelt. Zum Beispiel „Marketing“, ‚Onboarding‘ oder „IT“.

   2. Beschreibung: Geben Sie eine kurze Beschreibung der Richtlinie ein. Dies wird anderen helfen, die Absicht und den Umfang der Richtlinie zu verstehen. Beispiel: "Dies ist eine Aufbewahrungsrichtlinie für Marketingvideos, die nicht länger als 3 Jahre auf der Plattform gespeichert werden dürfen."

   3. Klicken Sie auf Erstellen.

      

   4. Geben Sie den Aufbewahrungszeitraum unter Laufzeit-Konfiguration an, indem Sie die Anzahl der Jahre, Monate und Tage festlegen, wie lange die Videos aufbewahrt werden sollen. Beispiel: 0 Jahre, 3 Monate, 0 Tage.

Bitte beachten Sie, dass der Mindestzeitraum 3 Monate beträgt und dass das System eine Warnung anzeigt, wenn die Dauer unter dem erforderlichen Mindestzeitraum festgelegt wird.

Bitte beachten Sie, dass nach der Zuweisung einer Aufbewahrungsrichtlinie für mindestens ein Video die Dauer nicht mehr geändert werden kann. Um eine andere Dauer festzulegen, muss der Administrator eine neue Richtlinie mit einer anderen Dauer erstellen oder die bestehende Richtlinie von allen zugehörigen Videos entfernen, um sie zu ändern.

Benachrichtigungen

Sie haben auch die Möglichkeit, Benutzer zu benachrichtigen, wenn eine Richtlinie bald abläuft oder bestimmte Maßnahmen ergriffen werden müssen.

1. Schalten Sie den Schalter um, um Benachrichtigungen zu aktivieren:

2. Wählen Sie die Sprache für die Benachrichtigung. Beispiel: „de“ für Deutsch.

3. Legen Sie fest, wie viele Tage vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist die Benachrichtigung gesendet werden soll. Beispiel: 10 Tage.

4. Wählen Sie aus, ob Sie eine E-Mail an die zuständige Person senden möchten, indem Sie das Kästchen aktivieren.

5. Wenn Sie eine Benachrichtigung an eine stellvertretende Person senden möchten, aktivieren Sie das Kästchen Stellvertreter für verantwortliche Person.

6. Um weitere E-Mail-Adressen für Benachrichtigungen hinzuzufügen, klicken Sie auf E-Mail hinzufügen und geben Sie die gewünschten Adressen ein. Beispiel: janedoe@superperrito.com.

Global eine Aufbewahrungsrichtlinie aktivieren

Bitte beachten Sie, dass die globale Richtlinieneinstellung nur auf Videos angewendet wird, die nach dem Speichern der neuen Einstellung hochgeladen werden.

1. Navigieren Sie zu Ihrer Kontoübersicht.

2. Wählen Sie im Dropdown-Menü Globale Aufbewahrungsrichtlinie (zu finden unter Globale Einstellungen) die gewünschte Richtlinie aus.

3. Klicken Sie auf Speichern.