Gästeliste

Teilnehmende und Gästeliste verwalten

Wenn Sie die Gästeliste im Abschnitt Zugriffskontrolle aktiviert haben, können Sie Teilnehmenden den Zugang zur Veranstaltung gewähren oder entziehen.

Die Seite „Teilnehmende" zeigt Ihnen außerdem jeden Nutzer an, der Ihre Veranstaltung betreten hat. Sie haben dann die Möglichkeit, Ihre Nutzer in der Gästeliste zu verwalten. Sie können zum Beispiel Nutzern den Zugang entziehen, ihnen eine von Ihnen eingerichtete E-Mail-Vorlage senden oder ihnen neue Tags oder Rollen zuweisen. Die Gästeliste sieht wie folgt aus.

Bitte beachten

Nutzer, die an der Veranstaltung teilgenommen haben, können aus abrechnungsrechtlichen Gründen nicht gelöscht werden. Wenn Sie die personenbezogenen Daten löschen möchten, können Sie die Veranstaltung im Abschnitt „Operations" Ihrer Veranstaltung löschen.

Im Tab „Teilnehmende" und über das Burger-Menü oben rechts können Sie:

• Teilnehmenden-Profile anpassen

• erlaubte Domains festlegen

• Gäste hinzufügen oder bearbeiten

• Gäste aus einer .csv-Datei importieren

• Gästen den Zugang gewähren oder entziehen

• persönliche Einladungslinks senden

• mehrere Einladungs-E-Mail-Vorlagen anpassen

• Ihre Einladungen für einen bestimmten Zeitpunkt planen

• Gästelisten in eine .csv-Datei exportieren

Neue Gäste hinzufügen

Wenn Sie Ihrer Veranstaltung einen neuen Gast hinzufügen möchten, klappen Sie das Burger-Menü oben rechts aus und klicken Sie auf „Neuer Gast":

Für jeden Gast können Sie Vorname, Nachname, E-Mail, Tags, Rollen und Status festlegen.

Insbesondere können Sie mit Tags den Zugang zu Räumen beschränken.

Sie können Teilnehmenden die Rollen „Host" oder „Speaker" zuweisen.

Diese Tags und Rollen werden automatisch zugewiesen, sobald sich Nutzer mit ihrem persönlichen Zugangslink bei der Veranstaltung anmelden.

Die Veranstaltung auf Nutzer bestimmter Domains beschränken

Nutzen Sie diese Funktion, um den Veranstaltungszugang für Nutzer einer bestimmten Organisation zu ermöglichen.

Klicken Sie zunächst auf „Erlaubte Domains".

Fügen Sie im Dialogfeld die Domain(s) hinzu, die Sie zulassen möchten. Nach dieser Einrichtung werden nur Nutzer mit E-Mail-Adressen aus erlaubten Domains zur Veranstaltung zugelassen.

Versand einer E-Mail-Vorlage planen

Wählen Sie dazu die gewünschte E-Mail-Vorlage aus und fahren Sie mit dem Mauszeiger darüber.

Sie können Registrierungs- und Einladungs-E-Mails im Tab „Teilnehmende" anpassen, indem Sie auf das Burger-Menü oben rechts und dann auf „E-Mail-Vorlagen" klicken.

Klicken Sie auf „Zeitplan verwalten" und anschließend auf „Neuer Zeitplan":

Bei Bedarf können Sie die Empfänger nach Tags, Rollen oder danach einschränken, ob sie ihre Zustimmung erteilt haben (Opt-in). Klicken Sie dann auf „Speichern".

Ihre E-Mail-Vorlage anpassen

Sie können mehrere E-Mail-Vorlagen erstellen und speichern. So können Sie mehrere Versionen derselben E-Mail-Einladung erstellen. Mit dem integrierten E-Mail-Editor können Sie ein Mail-Design gestalten, das zu Ihrer Marke passt. Um diese E-Mail für jeden Nutzer zu personalisieren, können Sie die oben beschriebenen Variablen im Fenster „Vorlage bearbeiten" verwenden.

Insbesondere können Sie mit dem E-Mail-Editor Folgendes anpassen:

• Die Registrierungs-E-Mail (wird gesendet, sobald sich ein Nutzer für die Veranstaltung anmeldet)

• Die Einladungs-E-Mail (wird vom Host aus dem Bereich „Gästeliste" gesendet, um den persönlichen Zugangslink bereitzustellen)

• Erinnerungs-E-Mails vor und nach der Veranstaltung (werden vom Host aus dem Bereich „Gästeliste" gesendet)

Beschreibung der Kalendereinladung anpassen

Darüber hinaus können Sie auch eine personalisierte Beschreibung der Kalendereinladung aktivieren, in die Sie Ihren gewünschten Text eingeben können.

Wenn kein benutzerdefinierter Inhalt für die Kalendereinladung angegeben wurde, verwendet das System die Standard-Veranstaltungsbeschreibung.